google表單是很多人拿來製作線上問卷的最佳工具之一,功能齊全又方便。如果你仔細察看下載的回應資料檔,第1欄通常叫作「時間戳記」,記錄每一份問卷提送時間,它的內容包括年月日及時間,是最標準的日期+時間格式。

當你想要統計每天或每週的回應數趨勢,或者想看週一至週日,那一天回收情形較好,「時間戳記」就可以派上用場。

 

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Excel 2016中因為已內建Power Query,所以我們拿它來示範(Excel 2010, 2013則要加裝增益集,至於Power BI Desktop同樣有該項功能。(有關詳情請在晨晰部落格搜尋「Power BI學習心得分享一」)

具體作法是,在Excel打開回應資料檔,從[資料]頁籤中用選取[從表格],跳出建立表格視窗,通常它會帶出資料範圍,[確定]後即正式進入Power Query編輯器。

 

在這個過程中,其實它已經完成了幾件事:

1.將工作表中的資料轉為資料表Data Table),預設叫「表格1」,即一個封閉的可分析資料。

2.把「表格1」帶入Power Query編輯器,這是資料查詢器,在讀取資料來源後,先在這裏作一番預處理。好比醫生進開刀房前,必須先進準備室消毒、換衣服一樣。

3.自動偵查欄位類型。對每一欄位檢查資料為數字、文字或日期,然後自動轉換適當類型。

 

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在資料查詢器中,無論[轉換]或[新增資料行]頁籤中都有日期、時間二個圖示,這就是本篇的重點,日期時間處理。我們先看它有那些功能,如下圖:

 

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每個功能從字面可以猜出大概,而且游標移近也有說明文字跳出,不難理解。以下秀出每個功能新增資料行的結果。我比較常用的是1日期、2月份、3一年中週數、4一年中天數、5星期幾。

 

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例如我可算出每天的問卷回收趨勢,得知問卷發出的前幾天成效最好;不過遇到週六、日時會驟減。

週一至週五的成效差不多,但週三較差外。等等…..

 

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同理,也可以創造出時間、時、分、秒等欄位,進行使用。

 

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同理,上述作法在Power BI Desktop中完全相同,畢竟都是微軟的產品,線上分析與單機分析是同步的。

在結束前,筆者透露一個實務技巧,Power Query編輯器的[轉換]或[新增資料行]頁籤中都有日期、時間二個圖示,二者功能相同但結果不同。[轉換]是在原日期時間欄位中變更;[新增資料行]則會在最後增加一新欄位。

建議使用[新增資料行]創造出新欄位來用,保留未來可以隨時再增加新格式欄位的需求。

 

註:關於Power Query線上與單機的不同,請在晨晰部落格搜尋「Power BI學習心得分享一」

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