關於PowerBI的學習,大多的教材或課程都從讀取資料開始,誇耀PowerBI可連結資料來源的多樣化,遍及檔案、資料庫、線上資料等;接著,再驚嘆資料萃取(extract)、轉置(transform)、載入(load)至目的端過程的強大;最終再進入各種視覺化效果的安排。
對已在職場中服務的人,這種學習方式太過漫長,且中間很多技術成份有待克服。因此,筆者於20191017於台北市記帳士公會開課時,改用模版式教學,也就是找一份合適的模版(上述課程採用NAVPBI02 - Finance - Income Statement - Import),先研究這儀表版有什麼內容?如何使用?知道我們最後會獲得什麼成果後,再來研究如何達到這一步。
以會計分類帳為例,這個模版呈現企業收入與各項費用是否達標之KPI,以折線圖呈現跨期間收入,以堆疊圖呈現跨期間人事費用,大致符合記帳士(或會計師)的工作需求,將會計分類帳予以商業智慧化,提供客戶顧問式服務。
在取得模版的前提下,學員只要研究如何將本身資料套入即可,方法不難。首先,模版通常會附有來源資料檔,只要把資料檔的欄位名稱(第1列),搞懂意義後,將自身資料複製到該名稱下即可(當然,你也可以反向,將該名稱複製到自身資料檔)。由於財務會計資料為標準化規範,全球都適用同一會計原則,所以一定可以在自身資料中,找到對應欄位名稱的內容。
以下三個圖,第一個是模版原始來源資料檔,第二個是會計軟體下載的分類帳檔(以文中軟體為例)。第三個則是套用名稱的注意事項,這個是唯一要花點腦筋的地方,不過因為是記帳士的專業領域,也不會花太多時間。
當你把資料檔內容換成自身資料後,接下來的工作就簡單了,將資料來源設定指向新資料檔即可。方法如下圖,開啟模版後,變更來源到你的檔案,就完成了。之後只是按重新整理,或重新發布,你就可以獲得一個儀表版成品,且內容為你自己的資料囉!
如有人覺得視覺效果不太理想,當然也可以自己修改囉,這時再去學新的視覺效果圖,也不會那麼費力。總之,PowerBI模版式學習,先逆向工程拆解,灌入自己軟體,先求「有」;如有需要,補充修正,再求「精」。對已投身職場的人,不失為一個好方法。
後記
台北商業大學(以前的台北商專),新裝潢的電腦教室設備超好,講台前有兩片超大屏幕,解析度又好,看得令人賞心悅目,心情都好了起來。學員桌旁邊還有52吋螢幕,讓學員更方便,不用把頭轉暈,而且可以分配不同題目,切換小組討論用。至於電腦新穎,空間寬敞,更不在話下,非常推薦有需要者可以租用。